Tim RB ZI Universitas Negeri Medan secara konsisten melakukan peningkatan kualitas layanan dengan mengadakan kegiatan untuk area tata laksana ZI pada hari Rabu, 30 Juli 2025. Kegiatan ini mengusung tema “Optimalisasi Tata Laksana untuk Meningkatkan Efisiensi dan Kualitas Layanan”. Ketua RB ZI Unimed, Prof. Dr. Muhammad Yusuf dalam sambutannya menyampaikan bahwa nilai minimal dari Lembar Kerja Evaluasi (LKE) untuk area tata laksana belum tercapai di tingkat Fakultas/Pascasarjana. Dimana skor minimal yang harus dicapai sebesar 4,2. Sementara nilai LKE Fakultas/Pascasarjana masih direntang skor 1-3. Oleh karena itu,  perlu dilakukan optimalisasi untuk area tata laksana, imbuhnya.

Kemudian, beliau juga memaparkan mengenai persoalan pada area tata laksana. Saat ini, kualitas layanan telah semakin baik, maka mestinya area tata laksana juga semakin baik juga. Namun dalam kenyataannya berbanding terbalik. Maka menurut beliau dengan adanya kegiatan yang dihadiri oleh area tata laksana dari setiap Fakultas/Pascasarjana ini diharapkan dapat menjadi pemantik agar area tata laksana berbenah ke arah yang lebih baik.

Demi mendukung tercapainya tata laksana yang optimal, efisien, dan layanan yang berkualitas dihadirkan pembicara yang ahli di bidangnya. yaitu Ibu Dr. Nurbaiti, S.KEP, Ners, M.Biomed dari Fakultas Keperawatan USU untuk mengisi kegiatan ini. Sejalan dengan yang disampaikan oleh ketua RB ZI Unimed, “idealnya jika pelayanan telah meningkat, maka tata laksana akan semiakin baik juga”, imbuhnya. Selain itu, terdapat tiga aspek penting yang perlu diperhatikan bagi area tata laksana, yaitu Standar Operasional Prosedur (SOP), Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), dan Keterbukaan Informasi Publik (KIP).

SOP yang dibuat harus sesuai dengan proses bisnis yang meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Kemudian apabila terdapat 10 jenis layanan maka SOP yang disiapkan juga harus sebanyak 10. Untuk pembuatan SOP diusahakan menggunakan aplikasi BIZAGI.

Kemudian untuk bagian SPBE, beliau menekankan harus ada perbedaan antara aplikasi Universitas dengan Fakultas/Pascasarjana. Selain itu, aplikasi yang dibuat oleh fakultas harus memiliki dampak dari segi biaya, waktu, proses, dan tanggapan pengguna. Pada sisi lain, aplikasi yang dibuat juga tidak harus melalui website ataupun android tetapi dapat menggunakan Google form ataupun bit.ly.

Dr. Nurbaiti, S.KEP, Ners, M.Biomed juga memaparkan terkait evaluasi. Pada keterangan dokumen, narasi yang diisi harus jelas dan sesuai dengan dokumen pendukung. Pada sisi lain, agen perubahan tiap unit kerja juga diusahakan untuk membuat SPBE. Inovasi lain yang dapat dilakukan misalnya dengan mengadakan lomba inovasi layanan dari setiap area pada tingkat Fakultas/Pascasarjana.(Humas Unimed)